برگزاری رویداد و همایش های تجاری و بازاریابی
سمینار ویترین کار هر برندی است. زمانی که یک برند اقدام به برگزاری سیمنار می‌نماید در حقیقت می‌خواهد توانایی و قدرت خود را به دیگران نشان دهد. این امر بسیار ارزشمند است و نقش بسیار مهمی در موفقیت برندها دارد. اما چیزی که در اینجا اهمیت زیادی دارد توجه به نکات مهم در برگزاری سمینار است. بهتر است بدانید هر اقدامی برای اینکه بتواند به موفقیت برسد به برخی زیرساخت‌ها نیاز دارد. اگر این زیرساخت‌ها مورد توجه قرار نگیرند، موفقیتی که انتظار می‌رود حاص نمی‌شود و همین امر زمینه‌ساز بروز مشکلات زیادی خواهد داشت. با توجه به این موضوع که در زمان برگزاری هر سمینار تمامی کسانی که در آنجا حضور دارند به دنبال تجربه بهترین‌ها هستند، در ادامه به معرفی نکات مهم در برگزاری سمینار می‌پردازیم.
اهمیت برگزاری همایش چیست؟
همیشه این سوال مطرح میشود که هدف از برگزاری فلان همایش چیست و چه منافعی برای برگزارکننده و حاضرین در همایش دارد. دلایل زیادی میتوان برای برگزاری همایش مطرح کرد ولی مهمترین دلایل آن را میتوان این موارد عنوان کرد
برندینگ
در اغلب همایش‌ها این موضوع بعنوان مهمترین هدف از برگزاری همایش مطرح است و از کانال‌های ارتباطی زیادی چه بصورت نرم‌افزاری و چه سخت‌افزاری برای این منظور استفاده میشود.
شبکه‌سازی
در همایش‌ها بواسطه حضور تعداد بالایی از مخاطبینی که یا مشتری خدمات شما و یا همکاران شما هستند موقعیت بسیار مناسبی برای لینک‌سازی بوجود می‌آید. شبکه‌سازی مهمترین دلیل برای حضور اغلب حاضرین در همایش می‌باشد ذینفع این موضوع نیز بیشتر مخاطبین هستند تا برگزارکنندگان
تبلیغات
یکی از دلایل مهم برای برگزاری همایش تبلیغ خدمات و یا محصولات شما می‌باشد. شما میتوانید بصورت مستقیم و یا غیرمستقیم به تبلیغ کالا و یا خدمات خود بپردازید. همینطور در خلال برنامه و با استفاده از ابزارهای تبلیغات محیطی و تولید محتوا میتوانید به تبلیغ اسپانسرهای برنامه نیز بپردازید.
کسب درآمد
بسیاری از همایش‌هایی که حول محور انتقال تجربه و آموزش برگزار میگردند برای دسترسی مخاطبین خود اقدام به فروش بلیط می‌کنند. این مورد نیز یک مدل درآمدی برای مجموعه‌های مختلف می‌باشد که اقدام به برگزاری همایش می‌کنند.
چک لیست برگزاری همایش
برگزاری موفق یک همایش نیز همانند هر نوع برنامه‌ای نیاز به یک سیستم مدیریت براساس تیم‌ها و تجهیزات دارد.
تقریبا تمامی روندهای لازم برای برگزاری همایش ثابت بوده و اگر تمامی این موارد درست انجام شوند شما یک همایش فوق‌العاده برگزار خواهید کرد. بمنظور کاهش ضریب خطا و برگزاری همایش طبق اصول، شما به یک چک لیست از سلسه اقداماتی نیاز دارید که قبل، حین و بعد از برگزاری همایش باید انجام دهید. به علاوه با توجه به اینکه بیشتر برنامه‌ها در ایران به دلیل عدم برنامه‌ریزی به دقیقه 90 کشیده میشود، وجود این چک لیست الزامی می‌باشد. قبلا در یک مقاله با عنوان برگزاری همایش در دقیقه 90 بطور مفصل به این موضوع پرداخته‌ایم.
در ادامه یک چک لیست از اقداماتی که در حوزه پوشش تصویری، محل و زمان برگزاری، سخنرانان و مدعووین نیاز دارید انجام دهید را برایتان شرح می‌دهیم، این چک لیست را در پایین همین مطلب مشاهده میکنید.
توجه داشته باشید که موارد زیر نیازمند تیم‌سازی می‌باشد و در ابتدا باید تیم‌های زیر را تشکیل دهید و سپس طبق چک لیست به هر کدام از تیم‌ها وظیفه مرتبط را محول نمایید.
تیم‌های برگزاری همایش :
- دبیرخانه
- تیم تدارکات
- تیم روابط عمومی و تولید محتوا
- تیم رسانه‌ای
- تیم تشریفات
- تیم حراست و انتظامات
خدمات گروه والا در طراحی و اجرای همایش
مراحل برگزاری همایش
باید بدانیم که چه کارهایی قبل از همایش و چه کارهای در حیت اجرا و چه کارهای پس از همایش انجام دهیم تا همه چیز با برنامه ریزی درست و موفقیت آ«یز پیش برود .
- طراحی هدف همایش
- انتخاب زمان و مکان مناسب
- تدوین کنداکتور مناسب
- دعوت از سخنرانان ویژه
- انتخاب مجریان و گروه های اجرایی
- طراحی هویت بصری همایش
- انتخاب گروه های مناسب تشریفات
- خدمات دعوت و ریجیستر مهمانان
- تهیه هدایای تبلیغاتی مناسب
- کارگزدانی همایش ( تصویر و نور و صدا )
- پوشش تصویری همایش
- تبلیغات و اطلاع رسانی
برگزاری همایش نیز همانند هر نوع کار تیمی نیاز به رعایت یک سری اصول و نکات دارد. این نکات که حاصل تجربه صدها برنامه و همایش می‌باشد بشرح زیر است:
- پیش‌بینی دقیق تعداد شرکت‌کنندگان
- رزرو سالن همایش برای روز همایش
- دعوت از مدعوین پس از قطعی شدن دریافت مجوز برگزاری
- استقرار و تست تجهیزات تصویربرداری و پخش زنده یک روز قبل از اجرای برنامه
- استفاده از تیم‌های مجرب و کارآزموده
- دریافت تایید از مدیر و یا مسئول برگزاری برای محتوای کنداکتور
- مکان و زمان برگزاری همایش در ساعات اوج ترافیک نباشد
- علاوه بر عکاس تیم رسانه‌ای حتما یک نفر عکاس برای مستندسازی و پشت صحنه داخل سازمان خودتان در نظر بگیرید
- مواردی مانند تهویه سالن، پذیرایی
- در پایان همایش گزارش کتبی از مراحل اجرا، ضعف‌ها و حاشیه‌های آن را صورتجلسه نمایید.
نظرات مشتریان گروه والا
مشتریانی که از خدمات دیجیتال مارکتینگ والا استفاده کرده‌اند
ثمـره ۳۰ سال تجـربـه
لورم ایپسوم متن ساختگی با تولید سادگی نامفهوم از صنعت چاپ و با استفاده از طراحان گرافیک است.
سوالات پرتکرار کاربران
تیم والا در چه شهرها و کشورهایی امکان برگزاری همایش را دارد ؟
در تهران و سایر شهرستان ها و همچنین در امارات و ترکیه
